Большинство прикладных программ использует диалоговые окна, чтобы запросить дополнительную информацию для команд, которые требуют ввода данных от пользователя. Использование диалогового окна - единственное рекомендованное средство для прикладной программы, чтобы получить ввод данных. Например, команда Открыть файл (File Open) требует для открытия название файла, так что прикладная программа должна использовать блок диалога, чтобы запросить у пользователя его имя. В таких случаях, прикладная программа создает диалоговое окно, где пользователь выбирает команду и немедленно уничтожает его окно после того, как пользователь дает информацию.
Многие прикладные программы также используют диалоговые окна, чтобы отобразить информацию или параметры, в то время как пользователь работает в другом окне. Например, прикладные программы обработки текстов часто используют диалоговое окно с командой поиска фрагмента текста. До тех пор, пока прикладная программа ищет текст, диалоговое окно остается на экране. Пользователь может затем возвратиться в блок диалога и искать то же самое слово снова; или может изменить введенное в диалоговом окне и искать новое слово. Прикладные программы, которые используют блоки диалога таким образом, обычно создают его тогда, когда пользователь выбирает команду и продолжают показывать его до тех пор, пока прикладная программа выполняется или пока пользователь явно не закроет диалоговое окно.
Чтобы поддерживать использование диалоговых окон различными прикладными программами, Windows предоставляет два типа блока диалога: модальное и немодальное. Модальное диалоговое окно (modal dialog box) требует, чтобы пользователь предоставил информацию или отменил диалоговое окно перед разрешением продолжения работы прикладной программе. Приложения используют модальные блоки диалога вместе с командами, которые требуют дополнительной информации прежде, чем они могут продолжать действовать. Немодальное диалоговое окно (modeless dialog box) позволяет пользователю предоставлять информацию и возвращаться к предыдущей задаче без закрытия блока диалога. Модальные диалоговые окна более простые для управления, чем немодальные блоки диалога, потому что они создаются, исполняют свою задачу и разрушаются вызовом единственной функции.
Чтобы создать или модальное или немодальное диалоговое окно, прикладная программа должна снабдить блок диалога шаблоном, чтобы описать стиль и содержание диалогового окна; приложение должно также снабдить блок диалога процедурой, чтобы выполнять задачи. Шаблон диалогового окна (dialog box template) - бинарное описание блока диалога и элементов управления, которое оно содержит. Разработчик может создать этот шаблон как ресурс, который будет загружен из исполняемого файла прикладной программы, или создать его в памяти, пока выполняется прикладная программа. Процедура диалогового окна (dialog box procedure) - определяемая программой функция повторного вызова, которую Windows вызывает, когда операционная система получает ввод данных для диалогового окна или задачу для выполнения в блоке диалога. Хотя процедура диалогового окна подобна оконной процедуре, у неё не те же самые обязанности.
Прикладная программа обычно создает диалоговое окно, используя либо функцию DialogBox, либо CreateDialog. Функция DialogBox создает модальное диалоговое окно; CreateDialog создает немодальный блок диалога. Эти две функции загружают шаблон блока диалога из исполняемого файла приложения и создают выскакивающее окно, которое соответствует технической спецификации шаблона. Имеются другие функции, которые создают диалоговое окно, используя шаблоны в памяти; они передают дополнительную информацию в процедуру диалогового окна, так как блок диалога создан.
Диалоговые окна обычно принадлежат предопределенному, исключительному классу окна. Windows использует этот класс окна и его соответствующую оконную процедуру и для модальных, и для немодальных диалоговых окон. Когда функция вызывается, она создает окно для блока диалога, такие же как окна для элементов управления в диалоговом окне, затем посылает выбранные сообщения процедуре блока диалога. Пока диалоговое окно видимое, предопределенная оконная процедура управляет всеми сообщениями, обрабатывая некоторые сообщения и пропуская другие в процедуру блока диалога так, чтобы процедура могла выполнять задачи. Прикладные программы не имеют прямого доступа к предопределенному классу окна или оконной процедуре, но они могут использовать шаблон блока диалога и процедуру диалогового окна, чтобы изменить его стиль и поведение.