В Access есть хорошая возможность обрабатывать события изменения данных. Но обработка строиться на основе обработки элементов управления на форме. SQL Server допустим позволяет реагировать на изменения данных на уровне таблиц, для этого используются триггеры почитайте "Шаг 13 - Триггеры". В Access подобные возможности можно достичь обработкой событий на элементах формы. Делайте форму Otdel на основе таблицы из прошлого шага и выберите тип табличный. После того как сделает форму откройте ее в режиме конструктора. Здесь выбрав элемент управления можно установить обработку событий.

Выбрав этот пункт меню дальше Вам придется выбрать как Вы будут обрабатывать эти события. Выберите программы. Откроется окно редактора точно такое как в VB да и суть обработки событий одинаковая.

Ну и теперь внеся код перед сохранением данных в таблицу и перед кстати у Вас будет появляться сообщение. После изменения записи и переходе на новую например.