Одним из важнейших постулатов построения баз данных является устранение избыточности информации. При построении отчета стоит прямо противоположная задача: для улучшения его восприятия, необходимо вывести информацию, которая непосредственно отсутствует в БД, но может быть определена из значений имеющихся полей. Классическим примером является вычисление суммы на основе цены товара и его количества.

Конечно, эту задачу можно решить непосредственно в БД путем построения представления, но Crystal Reports включает механизм формул, позволяющий решить эту, и многие другие задачи без вмешательства в базу данных.

Кроме вычислений, формулы Crystal Reports имеют еще одно важное назначение – с их помощью можно производить форматирование в зависимости от контекста. Например: должников выделить красным цветом, а клиентов, имеющих право на скидки – жирным шрифтом.

Окно Insert Fields имеет вкладку Formula. Перейдем на нее:

Пока в отчете нет ни одной формулы, вкладка пуста. Нажмем кнопку New. Откроется окно для ввода названия формулы:

После ввода названия формулы и нажатия кнопки OK сразу же открывается окно редактора формул:

К введенному имени функции Crystal Reports автоматически добавляет префикс @. Имя функции отображается в заголовке окна редактора.

Окно редактора формул состоит из следующих частей:

• Панель инструментов. Включает в себя набор инструментов, позволяющих выбора и отладки формул, а также поиска.
• Окно – проводник полей. Включает два древовидных списка, верхний отображает поля, включенные в отчет, нижний – все доступные поля БД. Обратите внимание: наша формула @PSum уже включена в список доступных полей. Crystal Reports позволяет в формулах ссылаться на другие формулы, а также делать рекурсию.
• Окно – проводник функций. Отображает в виде древовидной структуры функции, встроенные в систему.
• Окно – проводник операторов. Отображает в виде древовидной структуры операторы языка функций Crystal Reports.
• Окно редактирования функций. Является основным окном редактора и расположено в нижней части. Именно в этом окне вводятся, редактируются и отлаживаются функции.

Окна - проводники можно закрыть и открыть по надобности с помощью кнопок панели инструментов редактора формул.

Вводить и редактировать формулы можно одним из следующих способов:

• Выполнить двойной щелчок мышью на требуемом элементе в одном из проводников. Элемент будет вставлен в окно редактирования на месте курсора.
• Выполнить перетаскивание требуемого элемента в окно редактирования.
• Ввести формулу вручную с клавиатуры.

Все эти способы могут комбинироваться.