При работе с базой данных очень часто возникает необходимость вычленить из всей массы хранимой информации, только интересующую. В таких случаях создается запрос на выборку. Это средство формирует результирующую таблицу, содержащую только необходимые по условию запроса данные из указанных базовых таблиц. Его создание в Access, как и для всех других объектов, возможно в автоматическом режиме, в ручном режиме и с помощью мастера. Мы воспользуемся ручным режимом, для более наглядного изучения внутренней структуры запроса. Но сначала небольшое отступление, по поводу использования языка запросов SQL.

Язык SQL (Structured Query Language - структурированный язык запросов) - это стандартный набор слов английского языка, применяемый для описания запроса к базе данных. Бросаться изучать его в данный момент нет необходимости. Access автоматически транслирует все запросы в последовательность символов своего собственного диалекта языка SQL, именуемого Jet SQL. Но и его изучение пока можно отложить. Все дело в том, что для упрощения создания запросов есть специальное средство, называемое бланком запроса по образцу. С его помощью можно в считанные минуты построить запрос, перетаскивая элементы запроса между соответствующими окнами. Делается это следующим образом:

• Переходим на вкладку Запросы главного окна базы данных. Там пока нет ни одного готового объекта, но присутствует знакомая нам уже кнопка Создать. Вот она нам и нужна.

• В открывшемся окне Новый запрос предлагаются на выбор все возможные режимы создания запроса. Выбираем ручной режим с помощью пункта Конструктор.

  

• Далее необходимо выбрать таблицы базы данных, на основании которых будет построен запрос. Это делается с помощью окна Добавление таблицы, содержащего список всех имеющихся в базе таблиц. Выделяете нужную таблицу и нажимаете кнопку Добавить. Окно с перечнем полей соответствующей таблицы появится в верхней половине бланка запроса. Какие именно таблицы добавлять при создании запроса, решает разработчик базы данных. Главное требование - они должны содержать все необходимые для работы будущего запроса поля. Например, для создания запроса Картотека мне нужны таблицы Автор, Книги и Разделы. Кнопка Закрыть позволяет прервать процесс добавления таблиц и перейти к работе с бланком запроса.

  

  Внимание! Как Вы видите, окно Добавление таблицы содержит еще и вкладку Запросы, на которой выводится список всех созданных раннее запросов. Поэтому следует учитывать, что запрос может основываться на другом запросе, а не только на таблицах.

• Бланк запроса по образцу разделен на две панели. В верхней части расположены списки полей добавленных таблиц, в нижней части находятся строки, определяющие структуру результирующей таблицы.

  

  • Строку Поле можно заполнить либо с помощью выпадающего списка, расположенного в поле выбора, либо простым перетягиванием его названия из верхней части окна. В обоих случаях имя поля появится в строке Поле, и произойдет автоматическое заполнение строки Имя таблицы. Эти действия можно выполнить в обратном порядке. Сначала выбрав из выпадающего списка Имя таблицы, а затем выбрав соответствующее Поле (в списке будут перечислены только поля содержащиеся в выбранной таблице). Каждая колонка бланка соответствует одному полю результирующей таблицы. Разместите поля в порядке, удобном для работы и визуального восприятия.

  • Строка Сортировка позволяет выбрать режим вывода значений в результирующей таблице. Доступны три варианта:

    По возрастанию - запись с меньшим значением поля выводится перед большим значением. В алфавитном виде записи сортируются от А до Я и от A до Z.

    По убыванию - запись с большим значением поля выводится перед меньшим значением. В алфавитном виде записи сортируются от Я до А и от Z до A.

    Отсутствует - сортировка не производится и записи выводятся в порядке их следования в соответствующей таблице.

  • Флаг Вывод на экран позволяет скрыть от работающего с запросом некоторые поля. Это возможно, когда один и тот же запрос используется и как запрос и как источник информации для других объектов, например форм. Или когда необходимо выполнить сортировку или отбор по конфиденциальному полю, значения которого нельзя отображать в этом запросе. Поэтому для скрытия поля просто снимите соответствующий флажок.

  • Условие отбора позволяет указать тот критерий, по которому записи будут выбираться для включения в итоговую таблицу. Для каждого поля можно создать свое условие отбора. Тогда запись будет считаться удовлетворяющей запросу, если все значения соответствующих полей с указанным условием отбора, будут удовлетворять этим условиям.

• Создайте все поля запроса и укажите соответствующие параметры сортировки и условия отбора. Если необходимо, то методом перетаскивания границ, задайте ширину полей таблицы. С помощью полосы прокрутки можно к свободным полям, если текущие уже заполнены.

  

• Для проверки работоспособности запроса, запустите его на выполнение с помощью кнопки Запуск панели инструментов в верхней части окна программы. На экране появится результирующая таблица, заполненная записями, удовлетворяющими данному запросу. Для возврата обратно к режиму конструктора воспользуйтесь кнопкой Вид.

• Для сохранения запроса нажмите кнопку Сохранить, на панели инструментов. В окне Сохранение укажите имя запроса, под которым он будет сохранен на вкладке Запросы, главного окна базы данных. Затем закройте окно запроса и запустите его на выполнение из главного окна. Первый запрос готов.