Запросы - важнейший инструмент любой системы управления базами данных (СУБД). Они служат для выборки определенных записей из базы, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы используют для фильтрации конкретных групп записей, удовлетворяющих определенному условию. Кроме того, они еще и позволяют комбинировать информацию хранящуюся в разных таблицах, обеспечивая унифицированный вид, связанным элементам данных.
Предположим, что в центральной городской библиотеке, есть огромная база данных Книги, содержащая подробнейшие сведения о каждой книге. Кроме формальной информации об авторе, названии и содержании книги, база может содержать и конфиденциальную информацию. Например, кто и когда брал эту книгу, у кого она сейчас находится, адреса и телефоны абонентов. Вся эта информация хранится в соответствующих связанных таблицах, которые могут быть как локальными, так и удаленными (расположенными на других машинах сети).
Работать с этой базой могут различные отделы библиотеки, и всем им нужны различные данные. Работнику читального зала достаточно знать, есть книга в наличии или нет, ее краткое содержание, основные цитаты. Но в тоже время, информация про абонентов библиотеки - ему недоступна. Работники абонемента могут оформлять выдачу книги, помечая кому и на сколько она выдана. При этом если возврат книги просрочен, они могут просмотреть адрес или телефон должника и напомнить ему, про необходимость своевременного возврата. Абонент, работая в каталоге, ищет нужную книгу по имени автора, названию или цитатам. Ему доступна только эта информация, все остальное не в его поле компетенции.
Для такого разграничения прав, доступ к базовым таблицам закрывают, и создают набор запросов, для каждой группы пользователей. Для одной и той же таблицы можно создать несколько разных запросов, каждый из которых будет отбирать из таблицы только некоторую часть информации, но именно ту, которая необходима и доступна для данной группы пользователей. В результате работы такого запроса, из общей исходной базы данных формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, полностью соответствующей запросу. Эти результаты сказываются только на содержании результирующей таблицы, носят временный характер и поэтому иногда называются моментальным снимком.
Стоит отдельно отметить, что одним из важных свойств запроса является то, что при создании моментального снимка, возможно не только отбирать необходимую информацию из базы, но и производить ее обработку. Например, сортировку в порядке возрастания или убывания, фильтрацию по диапазону значений, объединение и изменение. При этом базовых таблиц все эти действия могут не касаться. Это обеспечивает сохранность информации в БД.
Вторым не менее важным свойством запроса, можно назвать способность выполнять итоговые вычисления. Это означает, что к итоговой таблице возможно применение математического аппарата. Например, рассчитать среднее значение, сумму, найти тригонометрическую функцию для значения и т.п. Все это очень упрощает работу с базой данных на стадии выборки и анализа значений. Так, могут быть созданы специальные запросы, выполняющие финансовые расчеты, на основании которых будут сделаны аналитические выводы и прогнозы.